El estallido de la Covid-19 ha
provocado que las empresas envíen a casa a muchos empleados. Son necesarios
nuevos procedimientos y aplicaciones para que no reine el caos
La crisis por el coronavirus está
implantando a marchas forzadas el teletrabajo. Este lunes, la Comunidad de
Madrid y la ciudad de Vitoria han recomendado incorporarlo en las empresas que
puedan. Para llevarlo a cabo son tan necesarias las aplicaciones (tecnología)
como adoptar nuevos procedimientos. Estas son algunas de las posibilidades.
Dispositivos
Para trabajar desde casa tenemos
que contar, como es lógico, con un ordenador lo suficientemente potente. La
posibilidad más recomendada por los expertos para llevar a cabo estas tareas es
implementar una conexión VPN (virtual private network), que te permita crear
una red local sin necesidad de que sus integrantes estén físicamente conectados
entre sí, sino a través de Internet.
El acceso abierto a la red propia
de una empresa a través de Internet no es aconsejable desde el punto de vista
de la seguridad, dado que incluso si el acceso está protegido con una
contraseña, esta podría ser detectada en un punto de acceso wifi público, por
ejemplo. Una red VPN, en cambio, reduce el riesgo, ya que permite proteger el
acceso con una conexión cifrada, de modo que el trabajador tendría el mismo
acceso que si estuviera presencialmente en la oficina.
Comunicación
La comunicación resulta básica en
estas circunstancias. Para ello, el mercado ofrece diversas herramientas que
facilitan el contacto (casi) presencial. Una de las más extendidas es Slack,
una plataforma que permite crear chats de grupos —uno por cada departamento o
sección—, intercambiar documentos e incluso hacer conferencias con vídeo. Está
pensado para intercambios de información rápidos que necesitan llegar a mucha
gente sin tener que crear una nueva conversación para cada pequeño asunto.
Permite, además, la integración con Google Drive, HubSpot, Twitter, Dropbox o
Skype. Microsoft cuenta con su herramienta Teams. La compañía, además, ofrece
una suscripción gratuita de seis meses.
También está la propuesta de Yac,
una startup que acaba de cerrar una ronda de financiación de 1,5 millones de
dólares (1,3 millones de euros) que propone el intercambio de archivos de
audio, al estilo de los mensajes de voz de WhatsApp. Algo así como una versión
remozada del walkie talkie.
Existen otras opciones, como
Spike, que no requiere crear una cuenta y trabaja sobre la propia cuenta de
correo electrónico. Rocket Chat es una alternativa gratuita a Slack de código
abierto. Este software de mensajería se lanzó en 2016 y cuenta con numerosos
miembros dentro de la comunidad de desarrolladores de GitHub.
Otro rival de Slack es Flock, una
aplicación de mensajería de origen indio, en plena expansión internacional, que
tras abordar el mercado de Estados Unidos aterrizó en enero de 2017 en España y
el Reino Unido y el pasado marzo en Rusia y Brasil, siempre con versiones en el
idioma respectivo de cada uno de esos países. La herramienta asegura que su
interfaz de usuario es “mucho más simple, limpia e intuitiva” que la de su
principal competidor.
Gestión
La comunicación no lo es todo,
también tenemos que gestionar de alguna manera el flujo de trabajo. Hay
herramientas de gestión de proyectos como Asana, que permite compartir y
almacenar información en línea, tachar y crear tareas o enviar y recibir
feedback. También están las Google Apps, un conjunto de aplicaciones cloud
ideadas para el trabajo en línea. Trello es otra de las alternativas
preferidas. Es un software y una aplicación para móvil basados en el método Kanban,
un sistema japonés que propone ir paso a paso: tarea propuesta, tarea en
ejecución, tarea ejecutada. Funciona bajo un modelo freemium y funciona a
partir de tableros y tarjetas.
También hará falta llevar un
control de los horarios. Para eso pueden ser de utilidad herramientas como
Toggl, que sirve para apuntar las horas de trabajo, analizarlas y
reorganizarlas si alguien está desbordado. Para controlar el horario también
sirve Cucorent.
De cuando en cuando se harán
necesarias las reuniones. La herramienta más usada para encuentros y
entrevistas de trabajo a distancia sigue siendo Skype, propiedad de Microsoft,
si bien comienzan a imponerse otras alternativas como Hangouts, Jitsi, ooVoo,
Zoom Meeting, GoToMeeting y Meet de Hangouts.
Existen tecnologías, como las que
ofrece Virtway, una empresa española que crea mundos en 3D con realidad virtual
para llevar a cabo cursos de formación o celebrar una conferencia con
compañeros de cualquier parte del mundo sin abandonar el puesto de trabajo.
Procedimientos
Mucho más importante que la
tecnología que se use, son los procedimientos que se sigan, según apuntan todos
los expertos. Entre los factores clave están la gestión de los horarios y
tiempos con los teletrabajadores. Es necesario encontrar momentos para las
labores individuales y grupales, la medición del rendimiento de los empleados
con el equipo de trabajo y el establecimiento claro de las tareas que
corresponden. Pero también los tiempos límite para llevarlas a cabo y las reglas
que deben acatar los miembros de cada grupo. Por lo general, las tareas remotas
se asignan por objetivos.
Los expertos, además, recomiendan
la existencia del llamado e-líder (el jefe virtual). Suya será la tarea de
diseñar, planificar, delegar, comunicar, gestionar el trabajo y evaluar
resultados. La alternativa, que la distancia haga que cada trabajador trabaje a
distintas velocidades o con distintos criterios.
Por lo general, conviene que el
teletrabajador separe los espacios de convivencia familiar de su
responsabilidad laboral, de modo que se logre establecer límites entre el
trabajo y lo personal.
Fuente: https://elpais.com/
